Questions fréquemment posées

Dans le portail des fournisseurs (Coupa), vous pouvez retrouver à tout moment le statut et la date d’échéance de votre facture. Vous pouvez toujours consulter l’historique. Le guide d’utilisation ci-dessous vous fournira tous les détails.

Guide d’utilisation échéance dans Coupa

Lorsque vous ouvrez l’onglet « factures » sur le portail des fournisseurs, vous pouvez consulter toutes les factures que vous avez créées via le portail. Dans la colonne statut, vous pouvez retrouver le statut actuel de votre facture (= brouillon, en attente d’approbation, approuvée...).

Lorsque vous complétez votre IBAN, vous devez omettre BE et les 3 chiffres suivants de même que les 2 derniers chiffres.
Vous reprenez les 9 chiffres en gras dans l’exemple suivant : BE79735024070233.

Lorsque vous vous connectez au portail des fournisseurs, vous pouvez choisir sous l’onglet « configuration » en haut à droite le bouton « inviter un utilisateur ». Vous pouvez donner accès à un collègue par cette voie.

Allez sur l’onglet « configuration » et choisissez dans la colonne de gauche « configuration d’entité juridique ». Cliquez ensuite sur « ajouter une entité juridique » en haut à droite.

Complétez ensuite le nom de votre société ainsi que le pays.

Vous arrivez sur le formulaire « données diverses ». Seules les lignes avec un astérisque rouge doivent être complétées.

Numéro d’enregistrement de l’entreprise : votre numéro d’entreprise (numéro TVA sans BE)
Lieu d’enregistrement : Lieu où votre entreprise est enregistrée.
Enregistrez les entités juridiques : À compléter ici pour le registre UBO.
Type de société : la forme juridique de votre société (par ex. S.A., S.P.R.L., A.S.B.L., S.N.C., etc.)
Cliquez sur « Enregistrer et continuer ».

Vérifiez les coordonnées de votre adresse à l’écran suivant et veillez à ce que Luminus soit coché comme client.

Complétez votre numéro TVA selon le format BE0999999999 ou BE1999999999.
Cliquez sur « Enregistrer et continuer ».

Vous devez ensuite choisir la manière dont vous souhaitez recevoir les paiements.
Il est important que vous choisissiez ici « compte bancaire » comme moyen de paiement.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer et continuer ».

Pays/région du compte bancaire : Belgique.
Nom de la banque : saisissez le nom de votre banque.
Numéro de compte : reprenez les 9 chiffres en gras de votre propre numéro IBAN par ex. BE79735024070233.
Confirmez le numéro de compte : réintroduisez le numéro de compte.
IBAN : complétez ici votre numéro IBAN complet.
Confirmez l’IBAN : saisissez à nouveau votre numéro IBAN ici.
Code SWIFT/BIC : complétez votre code SWIFT/BIC ici.
Cliquez sur « Enregistrer et continuer ».

À l’écran suivant, vous pouvez cliquer sur « suivant » et ensuite sur « prêt ».
Vous verrez s’afficher l’écran ci-dessous.

Lorsque vous avez mis votre nouveau numéro de compte sur le portail , il n’a pas encore été transmis à Luminus. Vous devez procéder à une mise à jour de votre profil à cet effet.

Pour ce faire, procédez comme suit :

• Allez dans PROFIL > demandes d’informations. (Vous verrez ici les données actuellement détenues par Luminus vous concernant).
• Vous pouvez choisir « IBAN » dans les « bank details » et ensuite ajouter les coordonnées de paiement. Vous pouvez maintenant choisir d’ajouter les coordonnées de paiement que vous souhaitez ou en créer de nouvelles.
• Lorsque vous avez terminé cette procédure, vous pouvez procéder à l’envoi pour approbation ci-dessous.
• Dès que Luminus valide les données, votre nouveau numéro de compte sera enregistré chez nous.

Lorsque votre facture a été contestée, il faut créer une note de crédit.
Pour ce faire, allez à l’onglet « factures » et cliquez sur le carré à droite de la facture.

Vous choisissez ensuite en bas « annuler une facture » et une note de crédit sera créée pour cette facture. Vous pouvez établir une note de crédit partielle ou totale. Vous pouvez ensuite ,si nécessaire, créer à nouveau une facture via le bon de commande et le logo pièces jaunes.

Vous allez sous l’onglet « factures » et choisissez « créer une note de crédit ».
Vous sélectionnez ensuite la facture pour laquelle vous souhaitez la créer.
Vous pouvez créer la note de crédit pour une annulation totale ou partielle de la facture.

Vous pouvez changer la langue du portail tout en bas. En cliquant sur la langue, vous pouvez sélectionner la langue de votre choix.

Pour toutes vos questions techniques liées à Coupa, vous pouvez envoyer un e-mail à esupplier@luminus.be.