Veel gestelde vragen

In het leveranciersportaal (Coupa) kan u te allen tijde de status en vervaldatum van uw factuur terugvinden. De historiek blijft raadpleegbaar. De handleiding hieronder bezorgt u alle details.

Handleiding vervaldag in Coupa

Wanneer u op het leveranciersportaal het tabblad “facturen” opent, kan u alle facturen raadplegen die u ooit via het portaal aanmaakte. In de kolom “status” kan u de huidige status van uw factuur terugvinden (= concept, in afwachting van goedkeuring, goedgekeurd,…).

Wanneer u uw IBAN invult, dient u ‘BE’ en de 3 daaropvolgende cijfers én de laatste 2 cijfers weg te laten.
U houdt nu 9 cijfers over zoals vetgedrukt in het voorbeeld: BE79735024070233.

Wanneer u bent aangemeld op het leveranciersportaal, kan u onder het tabblad “configuratie” rechts bovenaan de knop “gebruiker uitnodigen” kiezen. Via deze weg kan u een collega toegang geven.

Ga naar het tabblad “configuratie” en kies in de linker kolom voor “instelling rechtspersoon”. Klik vervolgens rechts bovenaan op rechtspersoon toevoegen.

Vul vervolgens uw correcte bedrijfsnaam en land in.

U komt nu terecht op het formulier “diverse gegevens”. Enkel de lijnen met een rood sterretje dienen ingevuld te worden.

Bedrijfsregistratienummer : uw ondernemingsnummer (BTW-nummer zonder BE).
Plaats van registratie : Plaats waar u onderneming geregistreerd staat.
Register juridische entiteiten: Vul hier voor UBO in.
Type bedrijf : uw vennootschapsvorm (vb NV, BVBA, VZW,VOF,…).
Klik op “Opslaan en doorgaan.

Verifieer uw adresgegevens op het volgende scherm en zorg dat Luminus als klant aangevinkt staat.

Vul uw BTW nummer aan in het formaat BE0999999999 of BE1999999999.
Klik op “opslaan en doorgaan”.

Vervolgens dient u te kiezen hoe u de betalingen wenst te ontvangen.
Het is belangrijk dat u hier kiest voor “bankrekening” als betalingstype.
Vervolgens klikt u op “opslaan en doorgaan.”

Land/regio bankrekening: België.
Banknaam : vul de naam van uw bank in.
Rekeningnummer: neem de 9 vetgedrukte cijfers uit uw eigen IBAN Nummer vb BE79735024070233.
Accountnummer bevestigen : herhaal “rekeningnummer”.
IBAN: vul hier uw volledig IBAN-nummer in.
Bevestig IBAN: vul hier nogmaals uw IBAN-nummer in.
SWIFT/BIC-code: vul hier uw SWIFT/BIC-code in.
Klik op “opslaan en doorgaan”.

In het volgende scherm mag u op “volgende” klikken en vervolgens op “gereed”
U zal nu een onderstaand scherm krijgen.

Wanneer u uw nieuwe rekeningnummer heeft ingesteld op het CSP, werd dit nog niet doorgezonden aan Luminus. Hiervoor dient u een update van uw profiel door te voeren.

Hiervoor gaat u tewerk als volgt:

• Ga naar PROFIEL > informatieverzoeken. (U zal hier de gegevens zien die Luminus momenteel van u bezit.)
• U kan bij Bank details kiezen voor IBAN en vervolgens toevoegen overmaakadres. U kan nu kiezen om het overmaakadres toe te voegen dat u wenst of een nieuw overmaakadres aan te maken.
• Wanneer u dit proces hebt afgerond kan u onderaan verzenden ter goedkeuring.
• Zodra Luminus de gegevens gevalideerd heeft, staat uw nieuwe rekeningnummer ook bij ons geregistreerd.

Wanneer uw factuur betwist werd, dient er een creditnota te worden opgemaakt.
U doet dit door naar het tabblad “facturen” te gaan en rechts naast de factuur op het vierkantje te klikken.

U kiest vervolgens onderaan “factuur annuleren” en dan wordt er een creditnota opgemaakt voor deze factuur. U kiest hier ook voor een volledige of gedeeltelijke creditering. Indien nodig kan u nadien opnieuw een factuur aanmaken via de bestelbon (order) en de gele muntjes.

U gaat naar het tabblad “facturen” en kiest dan “creditnota maken”.
Vervolgens selecteert u de factuur voor dewelke u deze wenst aan te maken.
U kan nu de creditnota opmaken voor gehele of gedeeltelijke annulering van de factuur.

De taal van het portaal kan u helemaal onderaan de pagina wijzigen. Door op de taal te klikken, kan u de gewenste taal selecteren.

Voor al uw Coupa technische vragen kan u terecht bij onze mailbox esupplier@luminus.be.